Informace o zpracování osobních údajů

Pro dodavatele, odběratele a obchodní partnery

Tato informace o zpracování osobních údajů, připravená s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z  27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen "Nařízení") a zároveň s ohledem na související právní předpisy, objasňuje, které osobní údaje shromažďujeme v rámci spolupráce s našimi odběrateli, dodavateli a dalšími obchodními partnery a jak tyto údaje zpracováváme a chráníme. 

Úvod

Jsme Kunsthalle Praha, nadační fond, IČO: 045 35 871, se sídlem Klárov 132/5, 118 00 Praha 1 – Malá Strana, Česká republika, zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl N, vložka 1290 (dále jen "my", "nás", "našich" apod.) a v rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje našich dodavatelů, odběratelů, dalších obchodních partnerů a jejich kontaktních osob, když účelem tohoto zpracování je především plnění vzájemných obchodních či jiných vztahů. 

Ve vztahu k tomuto zpracování vystupujeme jako správce osobních údajů, přičemž při zpracování dbáme na to, abychom všechny Vaše osobní údaje zpracovávali v souladu s platnými právními předpisy. Tento dokument tak má za cíl objasnit, které Vaše osobní údaje zpracováváme, pro jaké účely, jakými prostředky a dále jaká práva, jakožto subjekt údajů, v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte. 

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu: office@kunsthallepraha.org.

Subjektem údajů se pro účely této informace o zpracování osobních údajů rozumí:

• náš odběratel nebo dodavatel, je-li fyzickou osobou, či zástupce, kontaktní osoba nebo jiná fyzická osoba s námi jednající jménem odběratele nebo dodavatele právnické osoby;
   

• osoba půjčující nám nebo si od nás umělecké dílo, osoba poskytující nám licenci k uměleckému dílu nebo jiná práva duševního vlastnictví nebo je od nás získávající, je-li fyzickou osobou, její zástupce, kontaktní osoba nebo jiná fyzická osoba jejím jménem s námi jednající, je-li naším partnerem právnická osoba;
   

• autor uměleckého díla či jiný držitel práv duševního vlastnictví či licence k uměleckému dílu. 

Které osobní údaje zpracováváme

Při výkonu naši činnosti zpracováváme různé druhy osobních údajů, které lze obecně rozdělit do následujících kategorií:

• Identifikační
  Např. titul, jméno, příjmení, sídlo, korespondenční adresa, IČO, DIČ, datum narození
   

• Kontaktní
  Např. telefonní číslo, fax, e-mail.
   

• Platební a fakturační
  Např. číslo bankovního účtu, DIČ, fakturační adresa. 
   

• Údaje související s licencemi, právy duševního vlastnictví a autorským dílem
  Do této kategorie spadají zejména informace o uměleckém dílu a právech k němu, jakož i informace o vztahu k autorovi díla či držiteli předmětných práv duševního vlastnictví k dílu nebo licence. Rovněž sem mohou spadat osobní údaje autora díla. 
   

• Údaje poskytnuté v komunikaci
  Mezi tyto údaje řadíme zejména jakékoliv osobní údaje, které nám poskytnete v rámci komunikace s Vámi, jakož i samotný obsah takové komunikace. 

Jak osobní údaje využíváme

Osobní údaje shromažďujeme a využíváme pro účely: 

• Uzavření a plnění smlouvy; nastavení, realizace a řízení licenčních vztahů a práv duševního vlastnictví

  Výše uvedené osobní údaje používáme k plnění smlouvy uzavřené s Vámi nebo subjekty, za které jednáte, a to zejména pro splnění našich smluvních či platebních povinností a komunikaci.  

  V případě, že s Vámi (nebo se subjekty, za které jednáte) vstupujeme do smluvních vztahů souvisejích s konkrétními uměleckými díly, využíváme dále, mimo jiné, údaje související s licencemi a právy duševního vlastnictví, a to zejména pro řádné nastavení a náležitou realizaci předmětných licenčních či jiných vztahů nebo výkon našich souvisejících práv, k čemuž nutně dochází v souvislosti se speciálními aspekty práva duševního vlastnictví týkajícím se autorských děl. Je tak možné, že osobní údaje budeme potřebovat např. k ověření pravosti uměleckého díla, ověření existence a řádného rozsahu licence či práv duševního vlastnictví k dílu, pro náležité nastavení podmínek výpůjčky nebo jiné nakládání s dílem a současné ošetření našich souvisejících práv. 

  Osobní údaje pro tyto účely zpracováváme v rámci předsmluvních a smluvních vztahů a částečně na základě našich oprávněných zájmů. Poskytnutí osobních údajů je tak nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, správné nastavení vztahů s Vámi nebo subjekty, za které jednáte, jakož i pro kontrolu a evidenci těchto vztahů. Bez poskytnutí osobních údajů nejsme schopni příslušnou smlouvu uzavřít a plnit ji a rovněž nemusíme být schopni náležitým způsobem ošetřit nezbytná práva duševního vlastnictví, respektive naše oprávnění využívat autorské dílo zamýšleným způsobem.
   

• Plnění zákonných povinností
  
  Vaše identifikační, kontaktní, platební a fakturační údaje zpracováváme taktéž za účelem plnění našich zákonných a jiných právních povinností např. v oblasti daní, účetnictví, povinného výkaznictví apod. Zpracování Vašich osobních údajů je v takovém případě nezbytné pro splnění našich právních povinností a bez jejich poskytnutí bychom nebyli schopni našim povinnostem řádně dostát. 
   

• Ochrana našich oprávněných zájmů
  
  Uvedené osobní údaje zpracováváme taktéž za účelem ochrany našich oprávněných zájmů spočívajících zejména v ochraně našeho majetku, aktiv, dobrého jména a pověsti, řádného výkonu naší činnosti a zajišťování náležitých oprávnění k nakládání s díly v naší dispozici. Vedle toho jsme osobní údaje rovněž na základě našeho oprávněného zámu oprávněni použít k uplatňování, vymáhání nebo obraně našich nároků před soudy, správními orgány a jinými veřejnými institucemi. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu a bez využití Vašich osobních údajů bychom nebyli schopni naše zájmy náležitě chránit.
   

• Marketing a propagace naší činnosti
  
  Osobní údaje související s licencemi, právy duševního vlastnictví a autorským dílem můžeme dále zpracovávat pro účely našeho marketingu, tj. např. výrobu a šíření pozvánek na naše akce a výstavy, výrobu a prodej propagačních předmětů a obecně propagování našich aktivit a činností všemi prostředky (či prostředky dohodnutými ve smlouvě s Vámi, nebo osobou za kterou jednáte). 
  
  Osobní údaje budou pro takové účely používány v různých formách, včetně písemné (pozvánky, plakáty apod.) či online formy (propagace na našich internetových stránkách). V rámci online marketingu budou osobní údaje rovněž zveřejňovány na našich profilech na sociálních sítích (Facebook, Instagram atd.) 
  
  Upozorňujeme, že naše webové stránky i účty na sociálních sítích jsou veřejně přístupné a jejich viditelnost není žádným způsobem omezena. Znamená to, že Vaše osobní údaje mohou být díky takovému zveřejnění přístupné v zemích mimo Evropský hospodářský prostor, kde platí jiná pravidla o ochraně osobních údajů. Provoz na sociálních sítích a související zpracování osobních údajů se řídí samostatnými zásadami zpracování osobních údajů vydávanými provozovateli těchto sítí. Do těchto zásad nemůžeme žádným způsobem zasahovat a ovlivnit jejich obsah. Pokud Vás zajímají konkrétní pravidla zpracování osobních údajů na příslušné sociální síti, navštivte její webové stránky nebo se obraťte na jejího provozovatele. 
  
  Vaše osobní údaje můžeme za popsanými účely propagace předávat i naší sesterské organizaci Kunsthalle Praha Services, s.r.o., která pro nás některé z popsaných činností zajišťuje, případně dalším spřízněným organizacím. 
  
  Toto zpracování se zakládá na našem oprávněném zájmu. Poskytnutí údajů tudíž není Vaší povinností. Bez jejich poskytnutí nebudeme schopni Vaše osobní údaje pro účely marketingu využívat.  

Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí mimo území Evropského hospodářského prostoru či do mezinárodních organizací (eventuální dostupnost údajů v těchto zemích a organizacích viz výše v bodě 3.d)) a zároveň s nimi není prováděno automatizované individuální rozhodování ani profilování. 

Pokud Vaším prostřednictvím získáváme osobní údaje dalších osob majících práva k autorskému dílu nebo osob jinak s autorským dílem spjatých, berete na vědomí, že nesete odpovědnost (Vy nebo osoba, za kterou jednáte) za jejich informování o námi prováděném zpracování jejich osobních údajů v rozsahu této informace o zpracování osobních údajů, poněvadž v takových případech zpravidla nejsme schopni tyto třetí osoby o zásadách, pravidlech a principech zpracování jejich osobních údajů náležitě informovat sami. 

Jak údaje sdílíme

Osobní údaje sdílíme vždy jen s důvěryhodnými partnery, způsobem, jakým nám právní předpisy umožňují a na základě příslušných smluv zajišťujících jejich přiměřenou ochranu. 

Námi pověření zpracovatelé 

Osobní údaje poskytujeme pověřeným zpracovatelům pro účely zpracování osobních údajů naším jménem a na základě našich pokynů. Tito partneři musí dodržovat povinnost přísné důvěrnosti v souladu se smlouvami, které jsme s nimi uzavřeli. 

Našimi zpracovateli jsou zejména provozovatelé kamerových a bezpečnostních systémů, doručovatelské služby, poskytovatelé poradenských služeb, poskytovatelé technických a IT služeb. 

Jiní příjemci 

Osobní údaje sdílíme s právnickými a fyzickými osobami, státními orgány a veřejnými institucemi, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že přístup k těmto osobním údajům, jejich použití, uchovávání nebo zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro: 

• spolupráci na plnění smluvního vztahu s Vámi nebo subjektem, za který jednáte, nebo pro výkon a uplatňování našich práv a oprávnění, když se jedná o zpřístupnění naší sesterské organizaci Kunsthalle Praha Services, s.r.o.; 
   

• dodržení právního předpisu anebo vykonatelného rozhodnutí státního orgánu;
   

• uplatnění smluvních podmínek včetně prošetření jejich možného porušení; 
   

• postup zaměřený na řešení podvodu či bezpečnostních incidentů;
   

• ochranu před poškozením práv, majetku nebo bezpečnosti našeho nadačního fondu, našich klientů nebo veřejnosti tak, jak to vyžadují nebo dovolují právní předpisy. 

Vždy dohlížíme na to, abychom neposkytli víc údajů, než je nezbytné pro dosažení daného účelu zpracování. 

Jak můžete s osobními údaji nakládat

Jako subjekt údajů máte právo rozhodovat o nakládání s Vašimi osobními údaji. Uplatnit níže uvedená práva můžete na adrese a způsoby uvedenými výše. Budeme se Vám snažit odpovědět co nejdříve, vždy Vám však odpovíme nanejvýš do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. V případě pochybností Vás můžeme požádat o dodatečné ověření Vaší totožnosti. 

Platné právní předpisy a Nařízení Vám přiznávají následující práva: 

• Právo na přístup dle čl. 15 Nařízení 
   

• Právo na opravu dle čl. 16 Nařízení 
   

• Právo na výmaz dle čl. 17. Nařízení 
   

• Právo na omezení zpracování dle čl. 18 Nařízení 
   

• Právo na přenositelnost dle čl. 20 Nařízení 
   

• Právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 Nařízení 
   

• Právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu, kterým je v  České republice Úřad pro ochranu osobních údajů 
   

• Právo odvolat souhlas dle čl. 7 odst. 3 Nařízení 

Odkud máme Vaše osobní údaje

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to na základě Vašich sdělení (nebo ze sdělení subjektů, za které jednáte nebo se kterými spolupracujete) a ze společné komunikace. Osobní údaje vztahující se k autorovi uměleckého díla nebo dalším třetím osobám majícím práva či jiný vztah k autorskému dílu můžeme získat i nepřímo prostřednictvím našich odběratelů, dodavatelů a dalších obchodních partnerů. 

Jak dlouho a kde údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme po různě dlouhou dobu v závislosti na účelu zpracování. Obecně však platí, že osobní údaje zpracováváme po dobu:

• rvání našeho smluvního vztahu s Vámi (nebo osobou, za kterou jednáte) či po dobu trvání (nebo realizace) práv duševního vlastnictví k předmětnému autorskému dílu nebo jakýchkoliv našich navazujících práv; 
   

• deseti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění, pro účely plnění našich zákonných povinností podle daňových předpisů; 
   

• až deseti let od konce účetního období, jehož se podklady týkají, pro účely plnění našich zákonných povinností podle účetních předpisů; 
   

• do odvolání Vašeho souhlasu v případě, že zpracování je založeno na souhlasu a nemáme jiný právní důvod pro zpracování Vašich osobních údajů; 
   

• do namítnutí zpracování, při kterém Vaše práva a zájmy převáží nad našimi oprávněnými zájmy. 

Po uplynutí výše uvedených lhůt jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje pouze pro slučitelné účely, za účelem ochrany našich práv a majetku (tj. zpravidla po dobu příslušné promlčecí lhůty) anebo pro zvláštní účely typu archivace či statistiky. 

Osobní údaje uchováváme výhradně na chráněných serverech nadačního fondu, v papírové formě v náležitě zabezpečených prostorách či u našich důvěryhodných partnerů. 

Změny tohoto dokumentu

Znění tohoto dokumentu jsme oprávněni měnit či jakkoliv doplňovat, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelů a prostředků zpracování. Vaše práva vyplývající z tohoto dokumentu anebo příslušných právních předpisů však neomezíme. V případě, že dojde ke změnám tohoto dokumentu způsobilým ovlivnit Vaše práva, vhodným způsobem Vás na to s dostatečným předstihem upozorníme.  

Vedle tohoto dokumentu Vás můžeme o některých dalších či dodatečných způsobech a zásadách zpracování Vašich osobních údajů informovat i prostřednictvím samostatných informací, sdělení či souhlasů.